خطوتك الأولى في التواصل الداخلي
يصادف هذا الشهر، إتمامي لنصف عام في تجربتي المختلفة!
غير محسوب فيها أية توقعات أو خطط محددة، لكن تركت لنفسي شعور تأمل التغيير والتقدم خطوة ببساطة.
وبهذه المناسبة، قرّرت ألخص في هذه التدوينة تجربتي ببساطة وخلاصة ما تعلّمت، على شكل الأسئلة الأكثر شيوعًا.
أتخيّل بأن التواصل الداخلي دائمًا مثل الأم، هتمّ بأبنائها وتحرص يوميًا على احتياجاتهم وتتأكيد بأن الجمع على ما يُرام! :)
في التواصل الداخلي، كيف دورنا؟
هو شريك نجاح المنظمة، ومحور التواصل بين الإدارات والأقسام بموظفينها، يحرصون على بيئة عمل صحيّة على جميع الأصعدة (مهنيًا - صحيًا - نفسيًا).، من خلال المبادرات، الأفكار، الرسائل الدورية وغيرها.
هدف التواصل دائمًا بيئة عمل ممتعة، توفر للموظف المقومات الأساسية، وتصنع له التفاصيل الإضافية التي تجعل البيئة أكثر سعادة وأُلفة، ونتيجة هذه المبادرات هي زيادة ولاء وانتماء الموظف، والاحتفاظ به (قلة التسرب الوظيفي).
تخيّل أن يتم تدشين حدث جديد دون علم الجميع؟ هنا دور التواصل الداخلي تعمل على مواءمة الحدث للجميع وإطلاقه بشكل متميز ومتكامل وواضح للجميع.
ببساطة، كيف تقول للموظف صباح/مساء الخير كما يحبّ؟
كيف بدأت في التواصل الداخلي من الصفر؟
البدايات دائمًا تكون مشوّشة، أو غير واضحة.. خصوصًا إذا كانت الأساسيّات غير واضحة، لكني أؤمن دائمًا أن الخطوات الصغيرة المتتالية هي ما تصنع خطوة كبيرة واضحة ومُحكمة.
بنيت خطة تأسيسية للإدارة (قوالب أساسية باختلاف أنواع الرسائل وطبيعة الإدارات – سياسة النشر بشكل مختصر وبسيط...)
وضعت تقويم سنوي للفعاليات والمبادرات والرسائل الدورية (وأعتبرها الفقرة الأهم في دوري كتواصل داخلي وتحسين تجربة الموظفين)..
قمت بحصر جميع وسائل التواصل الداخلية واستثمارها في الرسائل (الهاتف – شاشة الكمبيوتر..)
مبدئيًا استبعدت "الخطة الاستراتيجية للتواصل الداخلي" لأنها تحتاج جهد مكثّف وبناء كبير ومجهود عالي ذو خبرة، وما يميّز التواصل الداخلي هو الأثر البسيط الممتدّ بشكل روتيني، فالعبرة بالبساطة والأثر.
أكثر أشياء/مصادر ساعدتني أبدع في مجال التواصل الداخلي؟
متابعة المتخصصين في لينكدإن، وتويتر؛ نشاطهم اليومي يلهمني ويعطي أفكار مختلفة لآخر التطورات في المجال.
النقاشات الوديّة مع الزملاء، ومعرفة احتياجات الموظفين (أكثر وسيلة ساعدتني أكون أقرب لمعرفة متطلباتهم وتوقعاتهم!).
المجموعات المتخصصة في تلقرام، أو واتساب (رغم أنها غالبًا منحصرة في عدد محدّد، لكن تحتاج لوقت للوصول لها.
زملاء المهنة والخبرة (حاول دائمًا التواصل معهم والتعلم منهم، الحوارات والتجارب المثرية وتبادلها تفتح لنا آفاق واسعة بشكل مدهش.
ماهي المهارات المهمة في دورك كتواصل داخلي؟
تحليل الأعمال: غالبًا دوره يركّز على بناء وتحليل المبادرات والفعاليّات، وقياس فاعليتها وجدواها، وكيفية تحسينها وتطويرها بشكل عام، دوره يركّز على الصورة الكبيرة من الأعلى للتحسين المستمرّ.
بناء المحتوى الإبداعي: وغالبًا يركز على الكتابة الإبداعية، تصميم الجرافيك، أو التصوير الفوتوغرافي، بحيث يركّز على إخراج كامل المحتويات والبرامج على شكل قوالب إبداعية مختلفة من ناحية الفكرة والمضمون.
بدأت حديثًا في التواصل الداخلي، كيف انطلق وأصنع الأثر؟
جهز تقويم ربع سنوي، ضمن جميع الفعاليات والمبادرات، ارصد الميزانية وانطلق في تشغيل وتفعيل الأفكار.
استثمر الشاشات الداخلية للمنشأة برسائل إيجابية (شكر للفريق المنجز مع صورهم – تهنئة لموظف أكمل ذكرى الانضمام السنوي – رسائل لطيفة لنهاية أسبوع سعيدة – ممكن أن تقترح أماكن فعاليات تزامنًا مع نهاية الأسبوع!).
انطلق بأفكار إبداعية للمناسبات العامة والشخصية (كوبون رقمي يصل للموظف في ذكرى ميلاده لاختيار الهدية المناسبة لذوقه) الموظفين غالبًا يفضلون المبالغ المالية والحرية في اختيار الهدية.
نصائح لتجربة أكثر إنتاجية وفاعليّة؟
لا تركّز على الأساس -إذا كنت مبتدئًا- واستثمر الحلول المتاحة في ابتكار مبادرات بسيط؛ تصنع الأثر في بيئة العمل.
إذا كنت تحاول إقناع إدارتك بمقترح أو فكرة، حاول إثبات جدواها عن طريق استبانة داخلية، تجربة خارجية لمنشأة أخرى، فكّر بطريقة تحليلية لإقناعهم.
ابتعد عن الحلول الروتينية (غالب الموظفين ينزعج من كثرة رسائل البريد فلا يهتم برسال التواصل، جرّب أن تصنع شيئًا مختلفًا عن طريق وضعه في مكتب الموظف، شاشة الهاتف، الشاشات الداخلي، أي وسيلة تكون مريحة للموظف وبعيدة عن الضغط المهني..).
بعض الأفكار البسيطة وذات أثر:
مراجع ملهمة في المجال:
شركات متخصصة:
أخيرًا!
لو كنت تطمح بتجربة رائعة وممتعة، بإمكاني تلخيص ما تعلّمت في ٣ نقاط:
لا ترفع سقف توقّعاتك تجاه كل شيء، لأن الكمال مستحيل، والتعلّم والخبرة ستأتي من التجارب، وركّز على الأثر البسيط والممتدّ (لا تنخرط وتتعمق في بناء الاستراتيجيات والخطط طويلة المدى؛ لأنها ستسلب وقتك وتوقف مهامك البسيطة).
ابتعاد عن الطرق التقليدية في التواصل الداخلي (رسائل اقتباسات يومية) وركّز على استثمار الوسائل للتواصل الداخلي في تحفيز الفريق “كالاحتفال بذكرى الانضمام أو غيرها).
في مرحلة البحث عن فعاليات ومبادرات مناسبة للموظفين، توجه بخطوة أولى لهم؛ لكون قربهم هي أفضل وسيلة لاستطلاع الرغبات، بعدها يمكن أن تلجأ للأفكار الخارجيّة.
أتمنى أن تجدوا في التدوينة ما يلهمكم للانطلاق بشكل واضح في التواصل الداخلي،يومكم سعيد.